Introduction
L’organisation de tout événement est un travail minutieux que l’on a souvent tendance à sous-estimer la première fois que l’on est amené à participer à l’organisation d’un de ces événements.
J’ai le plaisir d’avoir (et de continuer) à contribuer à l’organisation de beaux événements comme la STLS, les webinaires de la taverne et la JFTL!
Dans cette série d’articles je prendrai comme exemple mon expérience dans l’organisation de la JFTL car c’est l’événement le plus important auquel j’ai le plaisir de contribuer à l’organisation. Ce qui est décrit est cependant valide également pour les autres événements… mais à une envergure moins importante, moins « industrialisée ».
Cet série sera composée de 3 articles:
- Le comité de programme (pour la sélection des présentations)
- La préparation (l’organisation, la communication)
- Le travail le jour J
Vous l’avez compris il est maintenant temps de vous parler du jour J (des jours J avec la journée des tutoriels!)…
Le jour J ou la gestion constante de l’imprévu
Une bonne JFTL (ou tout autre événement) est une JFTL où tout se passe bien, semble normal et où les participants peuvent profiter totalement de tout ce qui est proposé. Théoriquement, avec le travail du comité de programme et tous les préparatifs tout doit bien se passer… Mais bon, théoriquement après avoir fait nos tests tout doit bien se passer en production également!
Comme vous l’aurez compris il y a toujours des situations potentiellement problématiques qui doivent être gérées. De même il est important d’être là pour informer, notamment les différents intervenants.
Quand on y réfléchit il est normal de devoir gérer des imprévus tant il y a de choses à gérer. Si l’on veut que tout se passe bien il faut par exemple s’assurer:
- Que les intervenants soient rassurés, informés et qu’ils n’aient comme préoccupation que leur présentation (pour cela on est aidé par des membres du comité de programme)
- Que les intervenants sachent bien
- Que tous les systèmes de projection fonctionnent
- Que toutes les salles sont bien installées et fonctionnelles
- Que les support de présentations sont bien partagés dans leur bonne version pour les auditorium
- Que les PC des présentateurs sont bien reconnus pour le grand salon et la salle 2.2
- Que les micros fonctionnent bien et ont assez de batteries
- Que la liste des participants est à jour et que l’on puisse aisément identifier les personnes se présentant
- Que la gestion des affaires personnelles soit fluide et sécurisée
- Que la gestion des collations et du buffet se passe sans heurts (mise en place, stockage…)
- Que les stands soient bien agencés
- Que les membres de l’organisation soient identifiés et facilement contactables pour répondre aux questions
- Que le programme soit clair et compris par tous…
La liste est bien évidemment non exhaustive et la quasi majorité des choses à gérer se déroulent sans encombre (le travail préliminaire ça compte!). Néanmoins il y a toujours quelques imprévus qu’il faut savoir gérer rapidement.
Si on prend l’exemple de l’année dernière j’ai été amené à gérer quelques imprévus qui auraient eu un fort impact s’il ne l’avaient pas été!
Le 1er était lors de la journée des tutoriels. Je suis arrivé 1 heure avant le début de l’événement ce qui m’a permis de vérifier que l’ensemble des salles étaient installées comme les animateurs des tutoriels le souhaitaient (1 organisation des tables a été refaite) et que le matériel mis à disposition était fonctionnel. Cette vérification s’est avérée être nécessaire! Une des salles avait sa télévision qui servait de projection cassée. Il était alors impossible de proposer l’atelier dans ces conditions. Suite à un discussion rapide avec les autres organisateurs une solution a été choisie: celle d’intervertir la salle de stockage du buffet et du tutoriel. Au final le seul dérangement pour les participants étaient trouver la salle avec des plans qui n’étaient plus à jour. De l’information a été affichée et nous avons fréquemment informés les personnes souhaitant participer aux tutoriels se déroulant dans la salle.
Le 2ème imprévu a été plus visible car il est arrivé en pleine keynote dans l’auditorium principal. La télécommande pour passer les slides ne fonctionnait plus (ou mal). Il a fallu gérer cet incident en direct en allant voir l’équipe technique et le régler en quelques minutes pour un dérangement au final assez faible pour le speaker et les auditeurs.
Un 3ème exemple est lié à l’adaptabilité dans la salle 2.2. Un support de présentation n’arrivait pas à être projeté en salle 2.2 et il était alors impossible de commencer la présentation. Au final un membre de l’organisation s’est rendu sur place et a géré le problème.
On pourrait également parler des changements de planning de dernière minute avec une information à donner régulièrement et de façon précise, le planning imprimé n’étant plus à jour. Dans ce cas précis des modification sont également faites manuellement sur les planning affichés.
Conclusion
Les journées de la JFTL ne sont pas de tout repos lorsque l’on est organisateur. Néanmoins, arriver au bout de ces 2 jours et voir des participants et orateurs satisfaits de leur journée est une vraie fierté et un vrai plaisir qui donne envie de se remettra à travailler pour la prochaine édition! Il est d’ailleurs inenvisageable de se louper lors des jours J (ce qui ajoute de la pression) lorsque l’on connaît tout le travail qui a été fait en amont.
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