Introduction
L’organisation de tout événement est un travail minutieux que l’on a souvent tendance à sous-estimer la première fois que l’on est amené à participer à l’organisation d’un de ces événements.
J’ai le plaisir d’avoir (et de continuer) à contribuer à l’organisation de beaux événements comme la STLS, les webinaires de la taverne et la JFTL!
Dans cette série d’articles je prendrai comme exemple mon expérience dans l’organisation de la JFTL car c’est l’événement le plus important auquel j’ai le plaisir de contribuer à l’organisation. Ce qui est décrit est cependant valide également pour les autres événements… mais à une envergure moins importante, moins « industrialisée ».
Cet série sera composée de 3 articles:
- Le comité de programme (pour la sélection des présentations)
- La préparation (l’organisation, la communication)
- Le travail le jour J
Vous l’avez compris il est maintenant temps de vos parler du comité de programme, de son rôle, de la sélection de ses membres et de son importance.
Le rôle du comité de programme
Il n’est pas de bonne conférence de test sans bonnes présentations. Le rôle du comité de programme de la JFTL est primordial dans l’organisation de cet événement. En effet, si le succès de la JFTL dure et si l’engouement qu’elle suscite est toujours aussi (voir plus) fort chaque année c’est en très grande partie grâce au présentations de qualité qui sont sélectionnées par le comité de programme.
Vous l’aurez compris, le comité de programme de la JFTL est un ensemble de passionné du test qui sélectionne de manière collégiale les présentations proposées. Cette sélection collégiale est particulièrement important pour 2 raisons:
- Les conférences sont nombreuses à la JFTL (16) et les propositions de présentation plus de 2 fois plus nombreuses (aux alentours de 35 sur les dernières années)
Le CFTL reçoit de nombreuses proposition de présentation. Ces propositions sont détaillées et la lecture ainsi que le notation de chacune de ces proposition peut prendre 30 minutes. Il est très compliqué (voir impossible) pour une personne seule d’évaluer toutes les présentations sans empiéter fortement sur sa vie privée. De même, les propositions étant très variées il arrive qu’une personne se retrouve dans une situation délicate pour évaluer une présentation. Les 2 principales sont une incapacité à évaluer une présentation car non compétent sur le sujet mais aussi et surtout un conflit d’intérêt avec une proposition de présentation faite par un ami (voir soi-même) ou par son entreprise. Dans ces cas l’évaluation se doit d’être faite par quelqu’un d’autre
- L’évaluation d’une présentation reste personnelle.
Une évaluation reste la note d’une personne. Chaque personne étant différente l’évaluation d’une même proposition peut varier d’une personne à une autre. Afin de limiter cet effet chaque présentation est évaluée par au moins 4 membres (en général 5 ou 6) du comité de programme. La moyenne des notes permet de lisser les évaluation et de ne pas avoir la malchance d’être tombé sur « un examinateur sévère ».
Les notes se font de -3 à 3. -3 signifiant un fort rejet de la proposition et 3 une forte adhésion. Chaque note est explicitée, les membres du comité de programme ne note pas à la légère.
Au delà de l’évaluation, certains membres du comité de programme aide pendant le déroulement de l’événement mais aussi sur les revues des dernières versions des supports de présentation.
La sélection du comité de programme
Cette sélection est particulièrement importante. Il faut que les membres du comité de programme soient des passionnés et des personnes qui ont du temps à investir dans l’évaluation des propositions et des différents échanges organisés.
Ces 2 critères ne sont pas les 2 seuls. Le CFTL a bien conscience que beaucoup de personnes souhaitent participer, qu’il y a plus de rejet que de propositions acceptées… et que cela génère des frustrations. Afin d’éviter un maximum des procès d’intention nous essayons un maximum d’éviter d’avoir des membres du comité qui travaillent pour des sociétés de conseil ou des éditeurs… et lorsque c’est le cas l’adhésion de cette personne au comité doit pouvoir être « défendue ». Mon adhésion a été « justifiée » de par mon activité publique (notamment le travail dans la taverne du testeur).
L’importance d’avoir un comité de programme
Le comité de programme est particulièrement important car:
- il permet d’évaluer de manière consciencieuse chaque proposition
- il permet d’avoir plusieurs évaluations d’une même présentation
- il assure la sélection des propositions les plus pertinentes
Sans les passionnés du test qui composent le comité de programme de la JFTL il serait impossible de faire une sélection poussée et indépendante des différentes propositions reçues. Le programme serait alors de moindre qualité et le succès de la JFTL inférieur également. Je remercie donc tous les membres du comité de programme pour leur investissement pour que la JFTL soit tous les ans une belle conférence à ne pas manquer!
Conclusion
Si la JFTL est une réussite c’est en grande partie grâce à son comité de programme qui regroupe des passionnés qui sont aussi des participants à ce bel événement.
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Merci à tous ceux qui mettent « j’aime », partagent ou commentent mes articles
N’hésitez pas à faire vos propres retours d’expérience en commentaire.
