Organiser la JFTL: la préparation (2/3)

Introduction

L’organisation de tout événement est un travail minutieux que l’on a souvent tendance à sous-estimer la première fois que l’on est amené à participer à l’organisation d’un de ces événements.

J’ai le plaisir d’avoir (et de continuer) à contribuer à l’organisation de beaux événements comme la STLS, les webinaires de la taverne et la JFTL!

Dans cette série d’articles je prendrai comme exemple mon expérience dans l’organisation de la JFTL car c’est l’événement le plus important auquel j’ai le plaisir de contribuer à l’organisation. Ce qui est décrit est cependant valide également pour les autres événements… mais à une envergure moins importante, moins « industrialisée ».

Cet série sera composée de 3 articles:

  • Le comité de programme (pour la sélection des présentations)
  • La préparation (l’organisation, la communication)
  • Le travail le jour J

Vous l’avez compris il est maintenant temps de vous parler de la préparation de l’événement!

L’importance de la préparation

Avoir un programme de qualité c’est la base de tout bon événement! Malheureusement la qualité du programme n’est pas suffisante pour s’assurer la succès d’un événement (et encore plus sur le long terme).

A quoi bon avoir un bon programme si personne n’est au courant de l’événement et ne s’y rend ?

A quoi bon avoir un bon programme si rien n’est mis en place pour accueillir les présentateurs et les auditeurs ?

Vous l’avez compris, maintenant que la base est assurée il reste à faire le travail de l’ombre, la préparation de l’événement. Cela se fait selon de nombreux axes comme la communication et l’organisation mais aussi avec la sélection des locaux et la gestion du budget. Je ne parlerai dans cet article que des 2 premiers points car ne suis pas bien placé pour parler des 2 autres.

La communication comme base pour faire connaître l’événement et attirer les professionnels

La JFTL est un événement bien implanté. Néanmoins la communication reste essentielle, elle est là pour informer les personnes potentiellement intéressées. En effet, ce n’est pas parce que l’on sait qu’un événement existe que l’on sait:

  • Comment y contribuer

Ce point est primordial afin d’avoir des propositions de présentation pour le programme. Malheureusement, il arrive encore fréquemment que l’on nous propose de belles suggestions de présentations mais après la date limite de remise. Ces présentation ne peuvent alors pas faire partie de la sélection du comité de programme. Ce phénomène reste très largement minoritaire grâce à la communication envers les différents experts du test notamment à travers les réseaux sociaux comme LinkedIn, les mails ou encore le réseau des organisateurs.

  • Quand et où il a lieu

Vouloir assister à un événement c’est bien! Encore faut-il savoir quand il a lieu. La JFTL avait pour habitude de se dérouler en avril (ce qui devrait être de nouveau le cas à partir de l’année prochaine) mais covid oblige les dernières sessions ont eu lieu en septembre et la prochaine se tiendra les 13 et 14 juin prochain (vous pouvez remarquer que cet article fait également passer l’information!).

De même l’emplacement est également essentiel. La JFTL se tient depuis plusieurs années au Beffroi de Montrouge à la limite de Paris. Cet emplacement facile d’accès est en région parisienne, cela force les non parisiens (comme moi) à s’organiser pour pouvoir y participer avec des trajets en train ou avion à prévoir mais ausi à gérer son logement si l’on ne fait pas l’aller-retour dans la journée.

  • Comment y participer

Il y a plusieurs manières de participer à la JFTL. On peut y être intervenant en ayant été sélectionné, on peut faire partie de l’organisation ou du comité de programme, on également être un sponsor et tenir un stand… et on peut bien sûr être un auditeur/spectateur (c’est d’ailleurs pour eux que cet événement existe!). Dans tous les cas il est important de savoir comment participer à l’événement. Que cela soit à travers des propositions de présentations (avec dates et contraintes définies), à travers du sponsoring, à travers l’organisation ou bien sûr en tant que personne intéressées par le sujet du test et les propositions de la JFTL. Dans ce dernier cas il est primordial de savoir comment se procurer des places.

J’ai d’ailleurs déjà eu quelques questions à ce sujet, preuve que l’attente est grande sur ce sujet! De manière générale vous trouverez des information sur les réseaux sociaux mais surtout directement sur le site du CFTL.

  • Quel est le programme proposé

Bien sélectionner les proposition est important. Cela n’est pas suffisant, beaucoup de personnes s’inscrivent en fonction des conférences proposées. Il est donc essentiel de partager le programme et de communiquer dessus. Cette année le CFTL, en plus du programme présent sur le site propose des présentations plus poussées de chaque conférence à travers une communication sur les réseaux sociaux mais aussi à travers une page dédiée sur le site du CFTL.

L’organisation pour pouvoir accueillir tout le monde!

L’organisation est un point clé de toute préparation! La JFTL accueille environ 1000 personnes par édition. Ce type d’accueil ne peut être improvisé. Afin d’assurer que tout se passe bien un travail conséquent est fait sur de nombreux sujets. Je pense notamment à:

  • un travail avec des entreprises spécialisées dans l’acceuil
  • des échanges réguliers avec les sponsors pour les stands mais aussi pour répondre à leurs questions
  • la préparation d’informations pratiques (comment accéder au beffroi, partage du planning)
  • l’anticipation de l’occupation des salle et une estimation pour au proposer chaque conférence dans la salle la plus adaptée
  • le support aux intervenants
  • la gestion des repas et de la boisson
  • la gestion de l’informatique (rétro projecteurs, son…)
  • l’animation du comité de programme…

Cela n’est que la partie émergée de l’iceberg et je vous assure que de nombreuses personnes font un travail formidable pour faire de la JFTL une journée où tout se passe bien!

Conclusion

Je n’ai ici par parler de certains éléments primordiaux comme la gestion du budget et la sélection des locaux. C’est principalement parce que d’autres personnes se chargent totalement de ces aspects. Je peux par contre vous assurer que ces aspects sont loin d’être anodins de par mon expérience avec la STLS. Même sans travailler sur ces aspects, la préparation d’un aussi grand et bel événement que la JFTL requiert beaucoup de travail qu’il serait impossible de faire tous les ans s’il n’y avait pas une organisation bien établie et des personnes très investies dans la réussite de cette journée (de ces 2 journées!).

Si la JFTL se déroule bien tous les ans c’est en grande partie grâce à une préparation qui prend environ 9 mois!

Pensez à rejoindre le groupe « Le métier du test » si vous souhaitez échanger sur le test

Merci à tous ceux qui mettent « j’aime », partagent ou commentent mes articles

N’hésitez pas à faire vos propres retours d’expérience en commentaire.

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